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負責任礦物供應鏈申訴程序

2020/7/6 17:37:04      點擊:

負責任礦物供應鏈申訴程序

1  目的

為保證任何相關方的權利(受影響人員或舉報者),保證公司原料來源的的安全與可持續發展。

2  依據                                 

《負責任礦物審驗流程錫和鉭的審驗標準》、《江西拓泓新材料有限公司負責任礦物供應鏈管理手冊》、《江西拓泓新材料有限公司供應鏈政策》

3  適用范圍

我司允許任何相關方(受影響人員或舉報者說出與采礦、貿易、加工和出口情況有關的疑慮)。

管理機構及職責

公司設立申訴工作處理小組,成員由品質保障部、經營管理部、安全環保部等相關部門抽調人員組成,下設辦公室,辦公室設在經營管理部,工作組負責對申訴的處理。

申述條件

5.1發現供應鏈中存在高風險項或者出示警信號。

5.2發現采礦、貿易、加工和出口情況中有違反負責任礦物標準的;

5.3發現改進措施沒有被嚴格執行的;

5.4其他違反法律或負責任礦物標準的。

6.0工作程序

6.1申訴信息的收集和申訴方式

1) 向行政部遞交書面形式的申訴要求,申訴書應寫明事由,并盡量詳細列舉可靠依據;

2) 公司設有意見箱,有相關申訴,可投至公司意見箱;

3) 撥打公司電話進行申訴;或將相關申訴信息發送至郵箱(下方有聯系方式信息)

4) 若在任何一個環節,員工發現實際或潛在風險,可向高級經理直接報告,由高級經理進行申訴流程并跟蹤。

5)公司在收到申訴的7個工作日內完成對申訴事實的調查,行政部負責受理申訴,并負責調查申訴發生的原因,并查清事實,經營部給予配合;行政部在查清事實的基礎上進行申訴的處理或調解,經營部將該反饋整合到風險識別流程,并記錄到對應盡職調查報告。

6)對申訴不屬實的,行政部門給予申訴人必要解釋,以消除誤會澄清事實。對假借申訴蓄意制造事端,無事生非、挑撥離間的,其行為不被認定為申訴,在必要時候時,公司將采取法律手段維護公司合法權益。

7)我們將對申訴人的信息進行匿名處理,任何人不得以任何借口對申訴人進行打擊報復。

公司設立聯系/申訴電子郵箱,電子郵箱地址在公司對外公布供應鏈政策中予以公布,電子郵箱用于接收相關的詢問和申訴。工作中接收到的相關方關于負責任礦物供應鏈的與采礦、貿易、加工和出口情況有關的疑慮方面的信息。

聯系人:黃燕      申訴電話:0795-3259660     郵箱:jxthxc@sina.com

6.2申訴的內容

相關方對公司的供應鏈管理提起申訴時,該申訴需包含以下內容,包含申訴方的名稱和聯系信息,并由申訴方的法定代表人簽字;具體說明向何種決定提起申訴及理由;附相關書面證據;具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題;

6.3申訴信息的分類

公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別,申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

6.3.1一般信息:相關方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢、供方的調查問卷等。

 6.3.2特殊或重要申訴信息:

 •管理不符合 RMAP 要求的信息;

 •對公司的礦物采購涉及公司識別的高風險區域的信息,例如發現供應鏈中任何 相關預警信號表明任何產品涉及《經合組織指南》中提到的與礦產開采、處理、 出口、運輸或貿易有關的嚴重侵權行為、非國家武裝團體、公共或私人安全武裝、 賄賂及礦產原產地的欺詐性失實陳述、洗錢及向政府支付的稅收、費用、特許費 等信息;

•對公司的礦物采購不符合公司的供應鏈政策的信息。

6.3.3不予受理信息:

瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或似乎是為了獲得競爭優勢而產生的投訴,沒有令人信服的客觀證據支持的投訴。

6.4 申訴的處理

申訴處理小組工作組應在收到申訴后3-5個工作日內確認收到申訴,在基于申訴是否符合6.3的基礎上確認接受或拒絕申訴。

如果申訴被拒絕,應向申訴方提供書面解釋,并記錄在申訴登記冊中。不得采取進一步行動。對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內對上訴或投訴進行調查、審查和裁決。收到特殊重要申述信息后,第一時間通知采購,暫停對被申述供應商的礦產采購,并通知此供應商接受本公司申述處理小組開啟對此供應商的調查、審查,如確定此供應商為沖突礦產,處理小組將作出決定,要求采購立刻停止與之合作,并按“無沖突礦產宣言”供應商自行承擔法律責任,并通知RMI官方;如通過調查、審查此供應商非沖突礦產,處理小組將作出決定,告知采購可繼續與此供應商合作;貜蜕晔鋈藛T,調查、審查和處理結果。處理小組應盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應采取合理措施,包括召開一次或多次會議,以作出合理決定。這類措施的例子包括:

咨詢專家:請求申訴方或其他人提供更多信息,申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應協商一致決定是否中止申訴程序。申訴決定以書面形式傳達給申訴方,申訴決定應包含:申訴決定:申訴決定是如何以及何時做出的任何新的建議申訴的記錄:申訴工作處理小組辦公室應將收到的申訴記錄在申訴登記冊中,包括以下內容:何人何時提交申訴;申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息;接受或拒絕決定;

針對申訴機制后期的風險信息整合到風險識別評估流程當中。

 

對申述結果不滿意或存在質疑的,可聯系RMI官方郵件:RMI@ResponsibleBusiness.org。

7.0相關文件及記錄

7.1 RMAP-J-O28 沖突礦產申訴意見處理記錄表》

7.2  RMAP-J-O04 沖突礦產申訴意見箱開啟記錄表》

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